パワーポイントで資料を作るのが苦手な人は少なくないと思います。
なぜなら、小学校から大学までの教育でプレゼン資料の作り方を具体的に学ぶ機会はほとんどないからです。そのため、苦手を克服するためには自ら練習する必要があります。
私は大学時代にゼミの発表でプレゼン資料を何度も作っていましたが、何となく作っていたので社会人になってもしばらく苦手なままでした。しかし、作り方のコツを抑えることができたおかげで今では苦手を克服することができました。
そこで、今回は個人的に特に役に立つと感じた「パワーポイントでの資料の作り方のコツ」をお伝えしていきます。
こんな人におすすめ
- パワポの資料作成に苦手意識のある大学生
- パワポの資料作成に苦手意識のある社会人
- 資料作りに時間がかかってしまう人
- わかりやすい資料を作りたい人
大事なことは闇雲にプレゼン資料を作るのではなく、ポイントを意識しながら作成することです。ただ闇雲に資料作成を繰り返したとしても初心者レベルから抜け出すことはできません。
そこで、この記事では初心者を抜け出すための「パワポ資料作成のコツ」を解説するので、わかりやすいプレゼン資料を一緒に目指していきましょう！
Contents
パワポ資料作成に取り掛かる前の準備
早速パワーポイントを使って資料を作ってみよう！
いきなりパソコンに向かおうとしている人はちょっと待ってください！
何も準備せずに作業に取り掛かると間違いなく資料作りが途中で難航します。（特に初心者の方！）
そこで、パワポ作成に取り掛かる前に抑えておきたいコツを2つまずは紹介します。
目的を明確にする
まずはパワポを作成す目的を改めて確認しましょう。
- 進捗を報告するため
- 成果を発表するため
- 議論するため
- 商品を買ってもらうため
などなど、人によって様々だと思いますが目的に応じて表現方法も異なります。
目的を明確にする際のコツは、そのプレゼンが
- 誰に対して
- 何を伝えたいのか
- どのようなアクションをとって欲しいのか
を整理することです。
このようにゴールを明確にしてからパワポ作成に取り掛かることで、途中で話が逸れたり論点が変わってしまうのを避けることができます。
流れを紙に書き出す
事前準備の2つ目のコツは、作成するパワポ資料全体の流れを紙に書き出して整理することです。
どのような流れにするのか頭の中で考えがまとまっている人でも、紙にアウトプットすることがおすすめです。
「パワポを作りながら流れは決めていく」という人もいるかもしれませんが、その方法はおすすめできません。
全体像をイメージできていないまま取り掛かると、ストーリーに一貫性のあるプレゼン資料を作り上げることは難しいです。
この時点で詳細に深掘りする必要はありませんが、以下のような感じでざっくりと流れを整理できるといいと思います。
書き出す内容の一例
- 概要
- 現状の説明
- 現状の課題
- 解決策と実際の取り組み
- 改善の効果
- 総括
このように整理することで、ストーリー性のあるプレゼン資料を作りやすくなるのと、何を書くか1つ1つのスライドで毎回悩む必要がなくなり結果的に資料作成の時間短縮につながります。
スライド作成時のコツ5選
全体のストーリーを描くことができたら、パワーポイントにおける1つ1つのスライド作成に取り掛かっていきましょう。
その際に抑えておきたいコツが以下の5つです。今回は特に初心者の人が最初に意識すべき最重要事項5つに焦点を当てているので、必ず抑えるようにしましょう。
レイアウトを紙に書き出す
まず第一に、作成するスライドのレイアウトを紙に整理してから実際に作成するのがおすすめです。
※パワポ作りが得意な人はこの作業は飛ばしてもらっても大丈夫だと思います。初心者の人はこのステップを踏むのがおすすめです。
イメージはこんな感じですね。
パワーポイント上でレイアウトを試行錯誤する必要がなくなるので、個人的に時間短縮になっていると感じています。パワポ上で書くよりも紙に書く方が断然簡単で修正もしやすいです。
1スライド1メッセージ
どれだけイケてるパワポ資料を作り上げても、相手に伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。
伝わりやすい・説得力のある資料にするためには1スライド1メッセージを心がけましょう。
1つのスライドに2つ3つのメッセージを詰め込んでしまうと、読み手の得る情報量も増えます。情報量が多いと以下のようなデメリットにつながります。
- 読むのが大変
- 何が重要なのかわからない
- 正しく伝わらない
そう考えると頑張って一つのスライドにまとめようとする必要はありませんね。
「空・雨・傘」のフレームワーク
空・雨・傘は課題解決方法を論理的に考えたりする際に活用されるフレームワークです。コンサルティングファームなどでもよく取り入れられています。
空・雨・傘はそれぞれ以下の内容を指しています。
空
事実の把握（客観的事実、誰の目にも明らかな数字、発言等）
例：空を見ると雲が多くなってきている
雨
事実に基づく解釈（人によって異なる意味合いや解釈、良し悪しの判断）
例：この雲の様子だと雨が降るかもしれない
傘
解釈に基づく判断（もっとも相手に伝えるべき、価値のある情報・メッセージ）
例：雨が降るかもしれないので、傘を持っていこう
ここで注意しなければいけないのが、事実と解釈を分けて考えるということです。事実と自分の考えは別物であることを意識しましょう。
パワポに空・雨・傘を取り入れるコツ
空・雨・傘のフレームワークをパワポに取り入れることで論理的な説明ができるようになります。
次のことに注意してスライドの構成を考えると、相手に伝わりやすい資料を作成することができるのでぜひ取り入れてみてください。
- 空・雨は左右または上下に分けて配置
- 傘は最も伝えたい情報なので、ページの上部に配置
色・フォントは統一する
パワーポイントは視覚的要素が強いので、ぱっと見の印象もかなり重要です。そして色使いについてはデザインの知識などは全く必要ありませんので安心してください。
コツはメインのカラーを1つ（必要に応じてサブカラーも）決めて、複数の色を使用しないことです。
以下の例を見てみましょう。
複数の色が盛り込まれているとなんだかスライド全体がごちゃごちゃして見にくいですよね。
一方、1つの色もしくはメインカラーに近い色だけを使用した場合、ストレスを感じることなくスライドの説明を見ることができるようになったのではないでしょうか？
もっと色にこだわりたいという人は、彩度や明度を理解したりしてより良い表現方法を追求してみてください。（個人的にはそこまでパワーポイントの資料にこだわりはなくてもいいかなと思っています）
フォントについても同様で、色々なフォントを使うと読みにくさにつながってしまうため、日本語と英数字それぞれでフォントは1つに指定するようにしましょう。
誰にでも伝わる言葉を使う
プレゼン資料の大前提は、相手にわかりやすく伝えるということです。
そのため、パワーポイントに記載するワードは、誰が読んでも理解できるようにする必要があります。自分では当然理解できると思っているワードでも、聞き手によっては意味がわからない場合もあるので注意が必要です。
コツというよりも常識かもしれませんが、無意識のうちに使ってしまっていることがあるので次の項目は意識するようにしましょう。
※ただし、相手（共通認識を持っている人なのか素人なのか）によって臨機応変に使い分ける必要があります。
- 専門用語を多用していないか
- 略称を多用していないか
- 誰が読んでも同じ解釈に捉えられる表現になっているか
- 相手が知らないワードを使用する場合、説明を含めているか
まとめ：作り方のコツを意識してみましょう
今回は「パワーポイントの作り方のコツ」をお伝えしました。
最適な形の資料作成のためには、まず第一に事前準備でどれだけ整理できるかが重要です。
そして、1つ1つのスライドを作成する時の注意事項についてもお伝えしました。
常に頭に入れておきたいことは、相手にわかりやすく伝えるということです。パワポを作ったら初めて見る人の立場になって客観的に見直してみて、わかりにくい点がないかチェックしてみましょう。
そうすることで自己満だけのパワポ資料になることを避けることができるはずです。
以上、「【脱初心者】パワポ資料作成のコツ｜わかりやすいプレゼン資料の作り方」をお伝えしました！